电子科技大学中山学院采购管理办法
作者:学院办公室   来源:admin   日期:2011年01月04日

第一章    总   则

第一条  为加强和规范我院的物资采购,提高资金使用效益,优化资源配置,促进学院事业发展,根据《中华人民共和国政府采购法》等有关法律文件规定,结合我院实际情况,特制定本办法。

第二条  本办法适用于学院教学科研仪器设备、行政办公设备及后勤物资设备的采购,学院各单位使用年度预算内、外资金以及捐款、科研经费、发展经费、创收资金等进行物资采购的,均适用本办法。

第三条  学院物资采购有下列情形之一,经上级部门和学院领导同意,可以不适用本办法:

  1. 涉及国家安全和国家机密的;
  2. 因自然灾害或其它不可抗力因素,需紧急采购的;
  3. 人民生命财产遭受危险,需紧急采购的;
  4. 特定的某些其它情况。

第四条  物资采购工作应当遵循科学有效、公开透明、公平竞争、公正诚信、遵章守法、审计监督的原则。

第二章   机构与职责

第五条  后勤管理处和后勤集团负责基建维修、后勤物资、行政物质、图书资料、教材等采购管理工作;教务处负责教学仪器设备购置的管理;科技产业处负责科研仪器设备采购的管理。学院成立“招标工作小组”,负责学院招标采购工作的管理和实施。学院成立“验收工作小组”,负责对招投标所购物资的验收工作,财务处负责对物资采购资金开支的审核报销管理。

第三章  计划与审批

第六条  物资采购实行计划申报制度。

    1、各使用部门应在每年年初提出本年度的物资采购计划。如有特殊情况可以在各季度采购中追加计划。

    2、大型采购项目实行立项审批制度,使用单位必须对项目进行充分论证,

报相关管理部门审批。教务处负责教学仪器设备的立项审批,科技产业处负责科研设备的立项审批,后勤管理处负责后勤物资设备和行政办公设备的立项审批,财务处负责进行采购预算经费的审核和编报,由学院主管领导同意后开始实施采购。

    3、零星物资采购不需要立项论证,由各项目管理部门审批,必要时须报学院主管领导批准。

第七条  申请采购的物资应为已列入年度采购计划的物资,有经费预算,且采购所需经费不超过年度预算经费总额。若改变采购计划或临时增加的采购计划或超出预算经费的采购计划,使用部门应提出变动或增购申请报告,由项目管理部门批准后,报主管院领导批准后实施。

第四章  方式与实施

第八条 学院物资采购分为招标采购和部门自行采购等方式。

    1、采购物资单价或批量总价在五万元(含)以上的由学院统一组织采购,按《电子科技大学中山学院招标管理办法》执行。

    2、采购物资单价或批量总价在五万元以下的,可由使用部门自行采购,但必须由部门领导批准,成立三人以上的专门小组实施采购。

第九条 对未按招标采购组织程序办理(或将采购项目化整为零)的采购项目,资产主管部门和财务处将不办理资产的验收登记和报帐手续.

第五章  合同与审核

第十条  凡属于招标采购的项目,必须签订有效的采购合同(以下简称采购合同),一般由使用部门与供货商拟定采购合同草案后,根据《电子科技大学合同管理规定》送审,经审核批准后方可签订正式的采购合同。

第十一条  采购合同是购销双方当事人(物资使用部门、供货商)依照合同法规定签订的交易协议,具有法律约束力。物资采购合同的内容由双方当事人根据招标文件、投标书等文件的约定来确定,主要包括双方当事人名称(姓名)、地址、物资名称、数量、价款、物资型号、规格及技术指标、验收方法及标准、交货日期、地点及供货约定、付款方式、售后服务、违约责任、解决争论的方法等条款。

第十三条  合同一经签定,不得随意变更,若遇特殊原因,应由物资使用部门提出书面申请,报项目管理部门审核,并由主管院领导批准后方可变更。

第六章  验收与付款

第十四条  采购的物资到货后,应组织验收。

1、五万元以下的物资由使用单位自行验收。使用单位应组织包括采购人、单位资产管理员、单位负责人等3名以上人员参加验收,并做好验收登记工作。

2、五万元(含)以上的物资由学院验收小组组织验收。采购的物资到货后,使用部门采购责任人、部门负责人及供货厂商代表到场开箱,清点货物(包括配件、附件)及技术资料,并及时记录,经部门负责人复查后,填写学院制定的验收报告并附上采购合同,递交到学院验收小组进行验收。验收小组根据合同内容认真组织验收,合格后将验收结果上报主管院领导审批,使用部门方可开始使用。

第十五条  采购的物资属固定资产的,使用部门应按《电子科技大学中山学院固定资产管理办法》中的有关规定,持购货发票及复印件、仪器设备原始记录单等资料,到资产主管部门办理固定资产入帐手续。

第十六条  采购合同中的付款方式原则上采取分期付款。根据所购物资的性质、价格及生产技术等情况,货到验收合格后支付总价款的50%—95%,总价款的5%—10%作为质保金,在质保期满后(履行合同且无质量问题)支付。

第十七条  采购物资经验收、入帐后,由物资使用部门按学校有关规定办理付款手续,要求提供相关采购合同、购货发票、验收表、报增单等资料,经相关部门签字后报主管领导批准,到财务处办理支付。支付采购合同的质保金时,使用部门还需提供物资使用情况报告,经资产主管部门审批后,方可到财务处办理支付。

第十八条  物资采购的有关合同、物资清单、验收表、发票复印件以及相关技术资料(如说明书、使用手册、合格证、软件、维修单等),相关部门应妥善保管,及时存档。大型、贵重、精密仪器设备的上述资料应交校档案室存档。

第七章  纪律与监审

第十九条  参与物资采购工作的人员,应严格遵守有关法律、法规及学校的规章制度和操作程序,主动接受各部门、各方面的监督检查。

第二十条  学校纪检审计办、财务处、资产主管部门等单位应履行监督、检查、审计、保障的职责,根据需要,对物资采购工作的全过程或主要环节进行监督、检查、审计。

第二十一条  任何部门和个人,对物资采购工作中的违法、违纪行为均有向有关部门举报的权利和义务。

第二十二条  对于在物资采购过程中违反有关规定或不负责任,造成不良影响、物资质量低劣、经济损失后果的,将追究直接责任人和有关人员的纪律责任和经济责任。

第八章  附则

第二十三条  本办法自发布之日起执行。

第二十四条  本办法未涉及到的采购活动或特殊物资的采购,参照相关规定,结合学校具体情况,完成采购任务。

第二十五条  本办法由资产主管部门负责解释。